{"id":3568,"date":"2026-03-13T10:05:40","date_gmt":"2026-03-13T09:05:40","guid":{"rendered":"https:\/\/intranet.aytorota.es\/intranet\/?p=3568"},"modified":"2026-03-16T11:42:44","modified_gmt":"2026-03-16T10:42:44","slug":"3-archivo-documental-para-que-sirve-para-garantizar-un-orden-seguridad-y-trazabilidad-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/intranet.aytorota.es\/intranet\/index.php\/3-archivo-documental-para-que-sirve-para-garantizar-un-orden-seguridad-y-trazabilidad-documental\/","title":{"rendered":"Archivo documental \u00bfPara qu\u00e9 sirve? Para garantizar un orden, seguridad y trazabilidad documental."},"content":{"rendered":"<h3 data-path-to-node=\"3\">1. Sistema de Archivo Electr\u00f3nico (Prioridad seg\u00fan Ley 39\/2015)<\/h3>\n<p data-path-to-node=\"4\">El archivo electr\u00f3nico no es solo una carpeta en un servidor, sino un ecosistema estructurado:<\/p>\n<ul data-path-to-node=\"5\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"5,0,0\"><b data-path-to-node=\"5,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Cuadro de Clasificaci\u00f3n Funcional:<\/b> Organizar los documentos por funciones y actividades, no por \u00f3rganos. (Ej: <i data-path-to-node=\"5,0,0\" data-index-in-node=\"110\">Gesti\u00f3n de Personal &gt; N\u00f3minas &gt; 2024<\/i>).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"5,1,0\"><b data-path-to-node=\"5,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Identificaci\u00f3n por Metadatos:<\/b> Cada documento debe llevar asociados datos m\u00ednimos (fecha, NIF del interesado, tipo de documento, \u00f3rgano productor) para permitir b\u00fasquedas cruzadas.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"5,2,0\"><b data-path-to-node=\"5,2,0\" data-index-in-node=\"0\">\u00cdndice Electr\u00f3nico:<\/b> Firma electr\u00f3nica de la relaci\u00f3n de documentos que componen un expediente para garantizar que no se han a\u00f1adido o eliminado piezas de forma irregular.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"5,3,0\"><b data-path-to-node=\"5,3,0\" data-index-in-node=\"0\">Formato de Conservaci\u00f3n:<\/b> Utilizar formatos de larga duraci\u00f3n (PDF\/A) para evitar la obsolescencia tecnol\u00f3gica.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr data-path-to-node=\"6\" \/>\n<h3 data-path-to-node=\"7\">2. Sistema de Archivo F\u00edsico (Gesti\u00f3n de Documentos en Papel)<\/h3>\n<p data-path-to-node=\"8\">Para aquellos documentos que a\u00fan deban conservarse en papel (por valor hist\u00f3rico o legal):<\/p>\n<ul data-path-to-node=\"9\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"9,0,0\"><b data-path-to-node=\"9,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Codificaci\u00f3n Unificada:<\/b> El c\u00f3digo del archivo f\u00edsico debe coincidir exactamente con el c\u00f3digo del expediente en el sistema electr\u00f3nico (ej. <i data-path-to-node=\"9,0,0\" data-index-in-node=\"140\">EXP-2024-001<\/i>).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"9,1,0\"><b data-path-to-node=\"9,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Instalaciones y Seguridad:<\/b><\/p>\n<ul data-path-to-node=\"9,1,1\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"9,1,1,0,0\">Uso de cajas normalizadas y estanter\u00edas ign\u00edfugas.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"9,1,1,1,0\">Control de temperatura y humedad para evitar el deterioro del papel.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"9,2,0\"><b data-path-to-node=\"9,2,0\" data-index-in-node=\"0\">Control de Pr\u00e9stamos:<\/b> Sistema de registro (qui\u00e9n sac\u00f3 el expediente, qu\u00e9 d\u00eda y cu\u00e1ndo lo devolvi\u00f3) mediante etiquetas de c\u00f3digo de barras o QR en las carpetas.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr data-path-to-node=\"10\" \/>\n<h3 data-path-to-node=\"11\">3. Ciclo de Vida y \u00abExpurgo\u00bb (La Gesti\u00f3n del Espacio)<\/h3>\n<p data-path-to-node=\"12\">Un archivo no es un almac\u00e9n infinito; debe ser din\u00e1mico:<\/p>\n<ol start=\"1\" data-path-to-node=\"13\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"13,0,0\"><b data-path-to-node=\"13,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Archivo de Oficina (Gesti\u00f3n):<\/b> Documentos de uso frecuente. Est\u00e1n en la mesa del funcionario o en la bandeja de entrada digital.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"13,1,0\"><b data-path-to-node=\"13,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Archivo Central:<\/b> Documentos de consulta espor\u00e1dica (procedimientos terminados hace 1-5 a\u00f1os).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"13,2,0\"><b data-path-to-node=\"13,2,0\" data-index-in-node=\"0\">Archivo Hist\u00f3rico:<\/b> Documentos con valor cultural o cient\u00edfico que se conservan permanentemente.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"13,3,0\"><b data-path-to-node=\"13,3,0\" data-index-in-node=\"0\">Eliminaci\u00f3n (Expurgo):<\/b> Destrucci\u00f3n segura y certificada de documentos que han perdido su valor administrativo y legal, previa aprobaci\u00f3n de la Comisi\u00f3n de Valoraci\u00f3n Documental.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>1. 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