Desde estas líneas queremos recordar a todos los usuarios la importancia de mantener buenas prácticas en el uso de la plataforma Gestiona, herramienta fundamental en el día a día de nuestro Ayuntamiento y clave para garantizar una tramitación eficiente, ordenada y accesible para todos los equipos.
En las últimas revisiones internas hemos detectado algunas prácticas que conviene corregir para mejorar el funcionamiento general del sistema. En concreto, queremos centrarnos en dos aspectos que se repiten con frecuencia:
la asignación de expedientes y dependencia de origen en la realización de salidas.
Hemos observado que, en numerosas ocasiones, estas acciones se realizan de manera personal, asignando un expediente a un usuario concreto o manteniendo la dependencia de origen asociada a una persona en lugar de a un grupo de trabajo. Aunque pueda parecer una acción sin consecuencias, esta práctica tiene un impacto directo en la operatividad de los distintos departamentos.
Cuando un expediente queda vinculado a un usuario individual y este usuario es desactivado, el resto del personal no puede acceder al expediente si necesita consultarlo o continuar su tramitación. Esto genera retrasos innecesarios, bloqueos en las gestiones y dificultades para garantizar la continuidad del servicio.
Por ello, queremos insistir en la importancia de que, tanto en la asignación de expedientes como en la realización de salidas, se utilicen siempre los grupos correspondientes y se evite en lo posible la asignación directa a un usuario específico.
Esta sencilla práctica mejora la trazabilidad, facilita el trabajo colaborativo y permite que cualquier miembro del equipo pueda intervenir cuando sea necesario, garantizando un servicio más ágil y eficaz para todos.
Agradecemos vuestra colaboración y compromiso con el buen uso de la plataforma. Entre todos podemos seguir mejorando la gestión interna y asegurando que las herramientas municipales funcionen de la manera más eficiente posible.