Distribución de cargas de trabajo ¿Para qué sirve? Para optimizar recursos humanos y evitar sobrecargas.
1. Fase de Análisis: La «Foto» Actual No se puede repartir lo que no se ha medido. El primer paso es objetivar el esfuerzo. Identificación de tareas: Listar todas las funciones de la unidad (gestión de subvenciones, atención telefónica, archivo, redacción de informes). Ponderación por complejidad: No todos los expedientes son iguales. Se debe asignar […]
Indicadores de calidad ¿Para qué sirve? Para medir eficacia y eficiencia en la gestión pública.
1. Indicadores de Eficacia (Resultados) Miden en qué medida el servicio logra sus objetivos y resuelve las solicitudes de los ciudadanos. Tasa de resolución: (Expedientes resueltos / Expedientes de entrada) x 100. Nos dice si el servicio es capaz de absorber la demanda. Cumplimiento de plazos legales: Porcentaje de expedientes resueltos dentro del plazo máximo […]
Archivo documental ¿Para qué sirve? Para garantizar un orden, seguridad y trazabilidad documental.
1. Sistema de Archivo Electrónico (Prioridad según Ley 39/2015) El archivo electrónico no es solo una carpeta en un servidor, sino un ecosistema estructurado: Cuadro de Clasificación Funcional: Organizar los documentos por funciones y actividades, no por órganos. (Ej: Gestión de Personal > Nóminas > 2024). Identificación por Metadatos: Cada documento debe llevar asociados datos […]
Gestión del tiempo ¿Para qué sirve? Para mejorar la productividad y la eficiencia.
1. La Matriz de Eisenhower (Priorización) En el sector público, todo parece urgente porque hay plazos de resolución. Esta matriz ayuda a discernir qué debe hacerse hoy y qué puede esperar. Cuadrante I (Urgente e Importante): Expedientes con plazo de caducidad inminente o requerimientos judiciales. Acción: Hazlo ya. Cuadrante II (No Urgente pero Importante): Planificación […]
Mejora organizativa ¿Para qué sirve? Para desarrollar la capacidad de análisis organizativo y propuesta de soluciones.
Fase 1: Diagnóstico y Triaje (La «Radiografía») Antes de mover un solo papel, debemos saber qué hay en la montaña. Inventario Real: Cuantificar el stock de expedientes pendientes por antigüedad, materia y estado de tramitación. Identificación de Cuellos de Botella: Localizar dónde se detiene el flujo (¿Falta de una firma técnica? ¿Validación jurídica? ¿Falta de […]