Imprimir en exceso, ya sea en el ámbito personal o profesional, conlleva un uso significativo de recursos como papel, tinta y repuestos que suponen un impacto negativo tanto en el medio ambiente como en los presupuestos económicos. Aunque desde hace un tiempo se vienen poniendo medidas para intentar disminuir este impacto (como impresiones a doble cara, en calidad borrador y demás) nos hemos dado cuenta que no ha sido suficiente, ya que cada año el nivel de impresiones aumenta considerablemente (ver gráfica al final del artículo), por lo que para intentar solucionar este problema de manera definitiva hemos implementado un nuevo sistema de impresión el cual requiere introducir un código PIN cada vez que se realiza una impresión. Un sistema que a priori puede parecer más tedioso que el sistema tradicional pero que si lo pensamos con calma podemos comprobar que aporta grandes beneficios.
Os recomendamos que leáis esta entrada hasta el final (ya que os dejaremos varios tips de impresión)
En esta entrada vamos a comentar dichas ventajas y comprobaremos que a medio-largo plazo nos alegraremos de haber cambiado nuestro modo de trabajo:
1. Seguridad Reforzada.
La ciberseguridad es una preocupación primordial para todas las empresas y más para las Administraciones Públicas. Al requerir un código PIN para cada tarea de impresión, se establece una barrera adicional para acceder a documentos sensibles. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan imprimir y recoger los documentos, reduciendo el riesgo de fuga de información confidencial o que por simple equivocación y mezcla de documentos en la bandeja de la impresora podamos acceder a documentos que no nos pertenecen.
2. Imprime en cualquier parte.
Una de las grandes ventajas de este sistema es que realmente no se imprime directamente a una impresora, sino que se hace a la «nube», por lo que una vez enviado el documento a la cola de impresión basta con acercarse a cualquier impresora (da igual del departamento que sea), meter nuestro código PIN y recoger nuestro documento.
Esto es muy positivo en el caso que por ejemplo se nos estropee la impresora que más cercana, ya que simplemente tendremos que acercarnos a otra e introducir nuestro PIN.
3. Impresión consciente del Medio Ambiente.
No cabe duda que la conciencia ambiental es una prioridad en la actualidad. Al requerir un código PIN para imprimir, los empleados podemos reconsiderar si realmente necesitamos imprimir un documento o si podemos optar por su versión digital. Esto disminuye el desperdicio de papel y tinta, contribuyendo así a un enfoque más ecológico y sostenible.
4. Control de costos.
La implementación de códigos PIN también permite un mejor seguimiento y control de los costos de impresión. Los administradores podemos generar informes detallados sobre quién está imprimiendo qué y con qué frecuencia. Esto ayuda a identificar patrones de uso, detectar impresiones innecesarias y aplicar políticas de impresión más eficientes, lo que a su vez reduce los gastos generales de impresión.
En resumen, la implementación de un servidor de impresión que solicita un código PIN en cada tarea puede parecer un pequeño y «molesto» cambio, pero sus beneficios son significativos. Desde mejorar la seguridad y controlar los costos hasta promover prácticas de impresión conscientes del medio ambiente, esta medida ofrece una solución integral para muchas de las preocupaciones actuales de nuestro Ayuntamiento.
Dejamos por aquí una gráfica comparativa de las impresiones en 2022 (sistema de impresión tradicional) y 2023 (con el nuevo sistema de impresión con PIN)
Como se puede ver, desde marzo de 2023 que se implementó el nuevo sistema, la disminución del número de impresiones tanto en blanco y negro como sobre todo en color es considerable.
Así que por favor… Imprime solo lo que sea realmente necesario
Y para terminar, como hemos dicho anteriormente, aquí os dejamos varios tips extras relacionados con el servidor de impresión:
- Puedes enviar varios documentos a la cola de impresión y luego recogerlos todos a la vez.
- Los documentos que mandes al servidor de impresión y que finalmente no imprimas desaparecerán del listado en 24 horas.
- Al igual que tú no puedes ver los documentos de los demás nadie puede ver los tuyos.
- Si mandas a imprimir pero tu documento no aparece en tu listado puedes ser que no tengas cuota, revisa tu correo y/o envíanos un ADA.
Si quieres que te expliquemos en más detalle el funcionamiento del nuevo sistema de impresión, o tienes cualquier otra petición o sugerencia no dudes en ponerte en contacto nosotros.