1. ¿Qué es exactamente un expediente electrónico?
Para que un conjunto de archivos sea legalmente un «expediente», debe cumplir con una estructura técnica denominada Índice Electrónico.
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Documentos electrónicos: Son la unidad básica (instancias, informes, actas).
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Índice electrónico: Es un documento firmado por la Administración que garantiza la integridad del expediente. Permite saber que no se ha «traspapelado» ningún archivo y el orden en que se generaron.
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Firma electrónica: Cada documento y el propio índice deben estar firmados para garantizar su autenticidad.
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Metadatos: Información invisible pegada a cada archivo (fecha de creación, órgano responsable, nivel de acceso, etc.) que facilita su clasificación y recuperación.
2. ¿Cómo se gestiona el expediente?
La gestión sigue un ciclo de vida diseñado para garantizar la seguridad jurídica del ciudadano y la eficiencia del funcionario.
A. Formación y Foliado
A diferencia del papel, donde se numeran las esquinas de las hojas, en el mundo digital el foliado es el índice electrónico. Este índice asegura que, si alguien intenta añadir o quitar un documento a posteriori, la firma del índice se «rompa», alertando de la manipulación.
B. Remisión y Copias
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Remisión: Cuando un expediente debe enviarse a otro órgano o al Juzgado, no se envían archivos sueltos. Se envía el expediente completo con su índice.
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Copias: Las copias electrónicas de documentos electrónicos tienen la consideración de copia auténtica, siempre que incluyan un Código Seguro de Verificación (CSV) que permita contrastar su veracidad.
C. Archivo y Conservación
Los expedientes no se guardan en discos duros locales, sino en repositorios seguros (como Archive en la Administración General del Estado).
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Interoperabilidad: El expediente debe estar en formatos estándar (como PDF/A) para que pueda ser leído dentro de 20 años, aunque el software actual ya no exista.