Fase 1: Diagnóstico y Triaje (La «Radiografía»)
Antes de mover un solo papel, debemos saber qué hay en la montaña.
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Inventario Real: Cuantificar el stock de expedientes pendientes por antigüedad, materia y estado de tramitación.
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Identificación de Cuellos de Botella: Localizar dónde se detiene el flujo (¿Falta de una firma técnica? ¿Validación jurídica? ¿Falta de personal en registro?).
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Análisis de Causas: Diferenciar si el retraso es por falta de recursos (personal/tecnología) o por exceso de burocracia (pasos innecesarios).
Fase 2: Plan de Choque (Operación Desatasco)
Para normalizar el servicio, primero hay que eliminar el lastre histórico.
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Task Force de Resolución: Crear un equipo temporal (o asignar horas específicas) dedicado exclusivamente a los expedientes más antiguos para romper la inercia del retraso.
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Criterio «Quick Wins»: Priorizar y resolver en bloque los expedientes de resolución sencilla o casi idéntica (resolución por lotes).
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Aplicación de Silencio Positivo: Identificar procedimientos donde el plazo ha vencido y, por ley, la respuesta es favorable al ciudadano, procediendo al archivo inmediato para liberar carga.
Fase 3: Reingeniería de Procesos (Lean Government)
Una vez limpio el camino, hay que evitar que se vuelva a llenar de piedras.
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Simplificación Documental: Eliminar la petición de documentos que la Administración ya posee (interoperabilidad).
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Automatización (RPA): Implementar «bots» o macros para tareas mecánicas (volcado de datos, generación de acuses de recibo, notificaciones estándar).
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Estandarización de Plantillas: Crear modelos de resolución únicos para que el técnico no pierda tiempo redactando desde cero cada vez.
Fase 4: Monitorización y Sostenibilidad
Lo que no se mide, no se mejora.
| Herramienta | Objetivo |
| Cuadro de Mando (KPIs) | Medir el tiempo medio de tramitación y el número de entradas vs. salidas mensuales. |
| Capacitación Continua | Formar al personal en las nuevas herramientas digitales para reducir la «brecha de eficiencia». |
| Reuniones de Ciclo Corto | Encuentros de 15 minutos semanales para identificar bloqueos y ajustar el plan. |
Beneficios Esperados
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Para el ciudadano: Reducción de la incertidumbre y cumplimiento de plazos legales.
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Para el empleado público: Reducción del estrés por acumulación y mayor claridad en sus objetivos diarios.
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Para la Administración: Mejora de la imagen pública y cumplimiento de la Ley 39/2015.
Nota de Realidad: Ningún plan de mejora sobrevive si no hay un compromiso real de la dirección para dotar de los medios técnicos necesarios. La voluntad política es el combustible de la eficiencia administrativa.