1. Sistema de Archivo Electrónico (Prioridad según Ley 39/2015)
El archivo electrónico no es solo una carpeta en un servidor, sino un ecosistema estructurado:
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Cuadro de Clasificación Funcional: Organizar los documentos por funciones y actividades, no por órganos. (Ej: Gestión de Personal > Nóminas > 2024).
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Identificación por Metadatos: Cada documento debe llevar asociados datos mínimos (fecha, NIF del interesado, tipo de documento, órgano productor) para permitir búsquedas cruzadas.
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Índice Electrónico: Firma electrónica de la relación de documentos que componen un expediente para garantizar que no se han añadido o eliminado piezas de forma irregular.
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Formato de Conservación: Utilizar formatos de larga duración (PDF/A) para evitar la obsolescencia tecnológica.
2. Sistema de Archivo Físico (Gestión de Documentos en Papel)
Para aquellos documentos que aún deban conservarse en papel (por valor histórico o legal):
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Codificación Unificada: El código del archivo físico debe coincidir exactamente con el código del expediente en el sistema electrónico (ej. EXP-2024-001).
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Instalaciones y Seguridad:
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Uso de cajas normalizadas y estanterías ignífugas.
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Control de temperatura y humedad para evitar el deterioro del papel.
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Control de Préstamos: Sistema de registro (quién sacó el expediente, qué día y cuándo lo devolvió) mediante etiquetas de código de barras o QR en las carpetas.
3. Ciclo de Vida y «Expurgo» (La Gestión del Espacio)
Un archivo no es un almacén infinito; debe ser dinámico:
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Archivo de Oficina (Gestión): Documentos de uso frecuente. Están en la mesa del funcionario o en la bandeja de entrada digital.
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Archivo Central: Documentos de consulta esporádica (procedimientos terminados hace 1-5 años).
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Archivo Histórico: Documentos con valor cultural o científico que se conservan permanentemente.
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Eliminación (Expurgo): Destrucción segura y certificada de documentos que han perdido su valor administrativo y legal, previa aprobación de la Comisión de Valoración Documental.