En esta entrada queremos ayudar a mejorar el funcionamiento diario en el uso de las tareas en gestiona, tanto las tareas libres como las tareas de aportación de documentos en la primera pestaña de cualquier expediente «Tramitar», la cual queremos prestarle una especial atención.
Como buena práctica, se recomienda crear las tareas siempre desde el propio expediente y en la pestaña «Tramitar», ya que las creadas en esta pestaña serán visibles para todos los asignados al expediente, de este modo, se mejora la trazabilidad del trabajo. Evitando así crear tareas desde el apartado «Tareas» de inicio o en la pestaña tareas en el expediente, dichas tareas se pierde trazabilidad, visibilidad y control por parte de todos los asignados al expediente.
Tipos de tareas de la pestaña «Tramitar»
Pulsando «Nueva tarea», encontraremos la «Tarea libre», que resulta especialmente útil para solicitar información, realizar consultas, informar o aclarar cualquier cuestión entre compañeros. Y también permite que cualquier usuario asignado a la tarea pueda también adjuntar documentación a la tarea en cualquier momento, siempre que esta permanezca abierta.
Por otro lado también encontramos, la tarea de “Aportación de documentos”. Este tipo de tarea es muy útil cuando necesitamos que un compañero aporte un documento concreto a un expediente sin necesidad de que esté asignado ni tenga acceso a toda la documentación del mismo.
Un ejemplo habitual sería un expediente que contiene información sensible y en el que se requiere la colaboración de un técnico de otro departamento para aportar un informe. En estos casos, este tipo de tarea permite que el compañero suba el documento solicitado sin acceder al expediente, incluso firmada, garantizando la confidencialidad y un uso más seguro de la información.
Por último, la «Tarea predefinida», de la cual hablaremos más adelante y dedicaremos muchas entradas a este tipo de tareas, ya que está unido al módulo más potente de gestiona, la tramitación reglada.
Buenas prácticas y recordatorios importantes
Para finalizar, queremos destacar algunos aspectos clave para un uso eficiente de las tareas:
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La persona que abre una tarea es responsable de cerrarla, garantizando así el correcto funcionamiento de las bandejas de tareas de todos los usuarios.
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Es importante evitar la acumulación de tareas generales dirigidas a todos los compañeros, fomentando una asignación más concreta y eficiente.
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Cuando se asignen tareas masivas a grupos, como por ejemplo 000 Ayuntamiento, se recomienda finalizar la tarea una vez cumplido su objetivo y evitar comentarios, avisos o alertas innecesarias, ya que estos generan notificaciones a todos los usuarios del grupo, produciendo envíos masivos de avisos, cargando las bandeja de todos.
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El uso adecuado de las tareas contribuye a una gestión más ordenada, eficiente y segura de los expedientes.
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Recordar, abrir las tareas desde la pestaña «Tramitar» de un expediente.